Assistant (h/f) des Responsables du pôle Urgence Médecine Réanimation

Vos missions administratives

·       Assurer l’assistanat du Directeur délégué de pôle et de filière, du chef de pôle et du cadre supérieur : gestion des agendas, dossiers, rendez-vous, réunions et déplacements.

·       Préparer et suivre les dossiers présentés en instances institutionnelles (CSE, F3SCT, directoire, COMEX, COPIL…).

·       Assurer l’interface entre le trio de pôle, les directions, les autres pôles et filières et les partenaires extérieurs.

·       Assister les coordonnateurs de filière territoriale dans l’organisation des instances et réunions.

·       Organiser les réunions de pôle et institutionnelles : convocations, ordres du jour, supports, comptes rendus et relevés de décisions.

·       Élaborer les documents administratifs et supports de communication.

·       Organiser les réunions du COPIL qualité et assurer le suivi documentaire.

·       Gérer l’archivage, les droits d’accès, la GED et le suivi des protocoles.

·       Gérer les salles de réunion, actualiser l’intranet et l’organigramme du pôle.

·       Coordonner les réponses aux enquêtes, assurer l’accueil physique et téléphonique et encadrer les stagiaires.

Vos missions médico-administratives

·       Gérer l’arrivée et le départ des praticiens, internes, médecins intérimaires et nouveaux managers (accueil, équipements, accès et informations).

·       Actualiser les listes des représentants du pôle dans les instances et des responsables de structures.

·       Recenser et synthétiser les demandes de fermeture de lits, places et salles.

·       Centraliser les documents nécessaires aux audits, certifications et inspections, et en assurer la préparation et le suivi.

·       Contribuer au suivi de l’activité du pôle : dialogue de gestion, SAE, rapports d’activité, indicateurs et statistiques.

Vos missions logistiques

·       Participer au suivi des locaux, des attributions et des déménagements.

·       Gérer les commandes de fournitures et contribuer au suivi budgétaire.

·       Assurer le suivi des équipements informatiques, logistiques et matériels.

·       Recenser les besoins en équipements médicaux et coordonner leur suivi avec le référent biomédical.

·       Assurer le suivi du plan d’équipement général et biomédical.

Missions institutionnelles

·       Participer aux groupes de travail et réunions institutionnels, notamment celles des assistants de responsables de pôle et de filière.

·       Contribuer aux manifestations institutionnelles en lien avec le métier et le pôle.