Le Service Admission, Facturation et État Civil du Centre Hospitalier (SAFE) du Mans accueille et accompagne les patients dans leurs démarches administratives. Il assure l'enregistrement des admissions, la gestion de l'identité du patient, la qualité des données d'état civil, la facturation des soins et le suivi des prises en charge avec les organismes d'assurance maladie et les mutuelles, garantissant un parcours administratif fiable et sécurisé.
Vous encadrerez une équipe d'une quinzaine d'admissionnistes répartis sur trois points d'accueil.
Vous organiserez l'activité en élaborant les plannings, en assurant le suivi du temps de travail, des entretiens individuels et de l'absentéisme.
Vous assurerez le lien entre les différents points d'accueil et veillerez à la bonne diffusion des informations auprès des équipes.
Vous superviserez quotidiennement les flux de patients afin d'adapter les effectifs aux besoins.
Vous accompagnerez les nouveaux professionnels, veillerez au respect des procédures et au suivi des formations.
Vous assurerez le suivi des déclarations de naissances en lien avec la mairie.
Vous assurerez le suivi des effectifs du service Admission, Facturation et État Civil en lien avec les effectifs théoriques (contrats, quotités de travail, affectations et absentéisme).
Vous assurerez une présence hebdomadaire en horaires décalés afin de maintenir un lien avec les équipes de nuit, alternance soi/matin : 12h55-20h55// 06h05-14h38
· Ces missions spécifiques sont portées conjointement avec le responsable des équipes d’admission, notamment lors des congés scolaires ou en période d’absence. De façon réciproque le responsable d’équipe FME/CCS et Interopérabilité soutient l’activité de son binôme lorsque la continuité de service l’impose
Vous organiserez et suivrez la facturation conformément au calendrier défini par la Direction des Finances.
Vous suivrez les indicateurs de qualité, d'exhaustivité et de délai de facturation des secteurs de télémédecine, des chambres particulières et des IVG.
Vous serez le référent des services de soins pour les questions relatives au parcours administratif du patient.
Vous contribuerez à l'optimisation de la facturation en veillant à l'exhaustivité du codage et en proposant des actions correctives.
Vous contribuerez aux projets du SAFE et à l'amélioration continue de la chaîne de facturation, en étant force de proposition pour renforcer la place des admissionnistes dans la prise en charge du dossier patient.
Vous conduirez les entretiens d'évaluation et de formation.
Vous coordonnerez les demandes logistiques du service.
Vous rédigerez, actualiserez et mettrez en œuvre les procédures, protocoles, consignes, notes et supports de communication nécessaires à l'information, à la formation et à l'harmonisation des pratiques des équipes.
· Bac +2 à Bac +3 (type DUT GEA, Licence ou équivalent) Expérience significative en management d'équipe.
· Maîtrise des outils informatiques et aisance dans le suivi d'indicateurs et de tableaux de bord.
· Une expérience en établissement sanitaire ou médico-social serait un atout.
· Capacité à piloter des projets, accompagner le changement et fédérer les équipes.
· Esprit d'analyse, sens de l'organisation et aptitude à proposer des actions d'amélioration.
· Qualités relationnelles reconnues : écoute, communication, travail en équipe et capacité d'adaptation.
· Autonomie, rigueur, méthode et sens du reporting.
· Ce que nous offrons
· Recrutement en « Mutation, Détachement, CDI » à pourvoir dès maintenant.
· La rémunération sera indexée sur la grille des « Adjoints des Cadres Hospitaliers » selon expérience acquise.
·Poste à temps complet
· Un établissement accessible en transport en commun (halte ferroviaire et arrêt de tramway au pied de l’hôpital sur le site du Mans)
· Prise en charge à 75% de l’abonnement SETRAM ou SNCF
· Parkings voitures et locaux pour les vélos à proximité immédiate
· Accès au restaurant du personnel
· Accès au CGOS (comité de gestion des œuvres sociales) dès le recrutement